Запасники существуют со дня основания музея. Пока собрание было не очень большим, фондовой работой занимался только один сотрудник – главный хранитель. Имени первого хранителя фондов довоенного собрания Государственной картинной галереи БССР история, к сожалению, не сохранила. В 1944 году хранителем восстановленной после войны картинной галереи была Ольга Абрамовна Боровик, с 1945 по 1959 годы фонды возглавлял главный хранитель Петр Николаевич Герасимович, его сменил Александр Иванович Соколов.
По мере расширения коллекции возникла необходимость в создании отдела научно-фондовой работы, который сформировался в 1970-е гг. Этим отделом последовательно руководили Константин Иванович Федоришкин и Николай Михайлович Пограновский. С 2004 года главным хранителем музея стала Алла Васильевна Чайковская, которая работает в музее с 1980 года. С 2013 года главным хранителем стала Татьяна Сергеевна Мартуль; с 2015 года - Дмитрий Алексеевич Монич, с 2018 года - Мальгина Марина Леонидовна. С 2024 года главным хранителем музея стала Ревуцкая Наталья Владимировна.
Фонды музея насчитывают более 27 000 единиц хранения и делятся на коллекции древнебелорусского искусства, белорусской, русской и зарубежной живописи, скульптуры, графики, декоративно-прикладного искусства.
Отдел ведет активную работу по составлению электронного каталога музейного собрания по программе комплексной автоматизации музеев, разработанной научно-производственной фирмой ИНЕАК при Министерстве культуры Республики Беларусь. Систематическая работа по этой программе в музее началась в 2000 году. Она внедряется под руководством сотрудника НПФ ИНЕАК А.М. Плоткина. Программно-технологическая система, по которой работает музей, направлена на автоматизацию учетной, научной и реставрационной деятельности. Завершается подготовительный этап разработки базы данных. Накоплен определенный опыт и есть некоторые результаты: определена структура базы данных, разрабатываются формы их ввода и вывода.
Основой этих разработок являются следующие принципы:
- максимальное приближение к традиционной технологии музейной работы;
- гибкость системы, способность ее оперативно настраиваться на особенности каждого фонда, на разные описания предметов и различные виды учетных документов;
- удобство и простота работы с системой;
- обеспечение тесной взаимосвязи между частями системы, однократность ввода и многократное использование информации;
- защита информации и разграничение доступа к системе различных категорий пользователей;
- постоянное развитие системы с учетом потребностей пользователя.
Создана структура электронной карточки и отрабатывается методика внесения информации в базу данных и вывод этой информации.
Наряду с учетом и хранением произведений сотрудники участвуют в работе по составлению научных каталогов, являются авторами некоторых из них. В 1970-х – 1990-х годах были изданы каталоги древне-белорусской темперной живописи и деревянной резьбы, белорусской скульптуры, русской живописи и традиционных тканей. Подготовлены к печати каталоги коллекций белорусской печатной графики, европейской скульптуры, китайского фарфора, русской металлопластики. Готовятся к изданию каталоги белорусской живописи, русского фарфора и фаянса. Идет работа над каталогизацией собраний европейской и русской графики, белорусского экслибриса, европейского фарфора и фаянса, белорусского стекла ХХ века, китайской народной картинки, белоруской традиционной керамики, русской иконы. В связи с поступлениями новых экспонатов назрела необходимость в издании вторых томов коллекций традиционного белорусского ткачества, древне-белорусской деревянной пластики и темперной живописи, белорусской скульптуры ХХ века.
