Задача архіва складаецца ў тым, каб назапасіць, улічыць, папоўніць музейны архіўны фонд каштоўнымі крыніцамі культурнага і навуковага значэння, якія маглі б вычарпальна расказаць пра жыццё і дзейнасць музея і захаваць для будучыні гэты гістарычны багаж.
Архіў быў створаны ў структуры музея ў 1994 годзе. Яго стваральнікам і нязменным захавальнікам доўгі час з’яўлялася Валянціна Фёдараўна Баслык. За 25 гадоў карпатлівай працы было сабрана і апрацавана больш за 10 000 архіўных спраў, сабраны каштоўныя навуковыя картатэкі і калекцыі асабістых дакументаў вядомых беларускіх мастакоў, мастацтвазнаўцаў, навуковых супрацоўнікаў музея і яго першых дырэктараў: М. П. Міхалапа, А. В. Аладавай, Ю. А. Карачуна.
У розныя гады ў архіве працавалі супрацоўнікі: Дзмітрый Валер’евіч Хабараў, Святлана Іосіфаўна Кітаніна, Тамара Аркадзьеўна Арлова, Валянціна Мікалаеўна Башак, Таццяна Уладзіміраўна Хоміч.
Навукова-тэхнічная апрацоўка дакументальных матэрыялаў, якія паступаюць у архіў з навуковых аддзелаў музея, ад прыватных асоб, патрабуе ўважлівага вывучэння. Сучасныя патрабаванні ў дакументазнаўстве вызначаюць неабходнасць наяўнасці спецыяльных ведаў і навыкаў работы з дакументамі, профільнай адукацыі.
У архіве Нацыянальнага мастацкага музея Рэспублікі Беларусь захоўваюцца наступныя дакументы:
- арганізацыйна-распарадчыя па асноўнай дзейнасці музея: загады, планы, справаздачы, пратаколы пасяджэнняў навуковых саветаў, матэрыялы канферэнцый, семінараў, круглых сталоў і інш.;
- па асабовым складзе: асабістыя справы супрацоўнікаў музея, уліковыя карткі, загады па асабовым складзе і інш.;
- негатывы і фатаграфіі, відэа- і аўдыёкасеты, слайды: калекцыі музея, справаздачы аб творчых экспедыцыях і значных мерапрыемствах у галіне культуры і мастацтва;
- матэрыялы выстаў розных гадоў, якія сталі часткай гісторыі: каталогі, буклеты, прэс-рэлізы, эксплікацыі, афішы, водгукі наведвальнікаў і г. д.;
- навукова-даведачны апарат прадстаўлены ў выглядзе 16 картатэк па розных напрамках дзейнасці музея.
У архіве створаны і захоўваюцца фонды асабістага паходжання, у якія ўваходзяць творчыя матэрыялы фондаўтваральнікаў: малюнкі, эцюды, эскізы, экслібрысы, асабістыя дакументы, перапіска, матэрыялы творчай, службовай, грамадзянскай дзейнасці, фатаграфіі. Гэта фонды вядомых беларускіх мастакоў і мастацтвазнаўцаў, што прысвяцілі большую частку свайго жыцця справе вывучэння і прапаганды мастацтва: Яўгена Мікалаевіча Ціхановіча, Аляксандра Пятровіча Мазалёва, Анатоля Мікалаевіча Тычыны, Веніяміна Мацвеевіча Басава, Леаніда Ніканаровіча Дробава, Валянціна Мікалаевіча Савіцкага.
Рыхтуецца да апрацоўкі архіў беларускага мастака і мастацтвазнаўцы, даследчыка творчасці Ф. Скарыны Віктара Фёдаравіча Шматава і супрацоўніка музея, мастацтвазнаўцы-даследчыка Надзеі Міхайлаўны Усавай.
Таксама ў архіве захоўваюцца аўтарскія рукапісныя тэксты артыкулаў, даследаванняў, атрыбуцый, з якіх пасля склаліся сур’ёзныя даследчыя працы: манаграфіі, раздзелы энцыклапедый, аўтарытэтныя атрыбуцыі і каталогі.
У асобным фондзе захоўваюцца дакументы, што паступілі ад даследчыкаў мастацтва, якія працавалі ў розны час у архівах на тэрыторыі нашай краіны і за мяжой, ад нашчадкаў стваральнікаў нашай архітэктурна-гістарычнай і мастацкай спадчыны, ад сучасных творцаў і іх сем’яў. Яны лічаць сваім абавязкам падзяліцца з архівам сваімі знаходкамі, рэдкімі фатаграфіямі, матэрыяламі.
У гэтых дакументах – імёны, якія складаюць гонар беларускай культурнай традыцыі. Некаторыя вядомы больш вузкаму колу спецыялістаў – гісторыкаў і мастацтвазнаўцаў. Іншыя пакінулі свой непаўторны творчы след не толькі ў Беларусі, але і далёка за яе межамі. Сярод іх мастакі розных акадэмічных школ і напрамкаў: рамантыкі Валенцій Ваньковіч, Апалінарый Гараўскі, рэаліст Іван Хруцкі, майстар архітэктурнага пейзажа Напалеон Орда, мастак, філосаф, касміст Язэп Дразовіч, вялікі паэт беларускага пейзажа Вітольд Бялыніцкі-Біруля; мастакі Парыжскай школы – ураджэнцы Беларусі – Марк Шагал, Хаім Суцін, Пінхус Крэмень, Шрага Царфін, Міхаіл Кікоін; даследчыкі беларускай культуры – Мікалай Шчакаціхін, Аляксандр Палеес; плеяда масцітых мастакоў другой паловы XX стагоддзя – Анатоль Анікейчык, Уладзімір Басалыга, Гаўрыіл Вашчанка, Валянцін Волкаў, Віктар Грамыка, Май Данцыг, Аляксандр Кішчанка, Раіса Кудрэвіч, Аляксей Марачкін, Павел Масленнікаў, Міхаіл Савіцкі, Сяргей Селіханаў, Нінэль Шчасная, Леанід Шчамялёў.
Гісторыя Нацыянальнага мастацкага музея, а разам з ёю і гісторыя архіва працягваюцца. Архіўныя дакументы запатрабаваны ў дзейнасці навуковых супрацоўнікаў музея для напісання навуковых артыкулаў, даследаванняў, стварэння экспазіцый выстаў.
Матэрыяламі архіва з дазволу адміністрацыі музея могуць карыстацца таксама супрацоўнікі іншых устаноў, аспіранты, студэнты і выкладчыкі навучальных устаноў краіны, пісьменнікі, мастакі, прадстаўнікі сродкаў масавай інфармацыі.
